Suomen Luonnonsuojelun Säätiön (jäljempänä Säätiö) tietosuojaseloste
Vahvistettu säätiön hallituksessa 28.11.2022.
EVÄSTEET
Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Käytämme verkkosivuillamme evästeitä, joiden avulla kehitämme verkkopalvelujamme ja helpotamme tiedon löytämistä. Osa evästeistä takaa sivuston normaalin toiminnan. Osa evästeistä auttaa meitä analysoimaan kävijöiden käyttäytymistä ja raportoimaan palvelun tuloksellisuutta rahoittajillemme. Voit estää evästeiden käytön kieltämällä evästeiden käytön selaimesi asetuksista.
Sivustollamme käytetään seuraavia kolmannen osapuolen evästeitä:
Google Analytics
Google Analytics seuraa verkkosivuston käyttöä ja laatii raportteja, joiden avulla voidaan parantaa verkkosivujen käyttökokemusta ja tiedon löydettävyyttä. Google analytics tietoihin ei talleteta henkilökohtaisia tietoja ja eikä tarkkaa paikannusta tehdä.
Sisällönjakoverkot (CDN)
Osa palvelun tekniseen toimintaan tarvittavista tiedostoista ladataan kolmannen osapuolen sisällönjakoverkoista. Sisällönjakoverkot nopeuttavat palvelun latautumista. Palvelut voivat asettaa evästeitä tai kerätä teknisiä tietoja palvelun toiminnan takaamiseksi.
Suomen Luonnonsuojelun Säätiön (jäljempänä Säätiö) apurahanhakijarekisterin tietosuojaseloste
Vahvistettu säätiön hallituksessa 25.5.2018, päivitetty ja vahvistettu säätiön hallituksessa 28.11.2022
Apurahanhakijarekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Luonnonsuojelun Säätiö sr
Naturskyddstiftelsen i Finland sr
Osoite: c/o Suomen luonnonsuojeluliitto ry
Itälahdenkatu 22 b A, 00210 HELSINKI
Puhelin: 040 527 5212
Sähköposti: sl-saatio@sll.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Pääsihteeri Tarja Ketola
3. Rekisterin nimi
3.1 Apurahanhakijarekisteri
3.2 Apurahansaajarekisteri (sis. käyttöselvitykset)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin tarkoitus
Apurahanhakijarekisteri: Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri on apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja Säätiön historiatietoja varten.
Apurahansaajarekisteri: Myönnettyjen apurahojen maksamista, maksamisen seurantaa ja verottajalle tehtäviä apurahojen maksuilmoituksia varten.
5. Käsittelyprosessi
Säätiön apurahanhakija- ja apurahansaajarekisteriä säilytetään niiden käyttötarkoituksen toteutumisen ajan. Henkilötietoja käsitellään apurahahakemusten ja apurahamyöntöjen kannalta vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä.
Säätiön apurahanhakijat ja apurahanhakijat katsotaan Säätiön asiakkaiksi, joten Säätiö voi käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Tietoja tallennetaan Google Driveen säätiön Google-tilille.
Sähköiseen järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään valvotusti ja käyttöoikeus on nimetyillä henkilöillä. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa.
Apurahanhakijat voivat tallettaa tietoja järjestelmään Google-lomakkeen avulla.
Pääsy sähköisesti tallennettuihin tietoihin on Säätiön hallituksen jäsenillä, pääsihteerillä ja Suomen luonnonsuojeluliiton it-vastaavalla. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa.
6. Rekisterien tietosisältö
Apurahanhakijarekisteri: hakijan tai yhteyshenkilön (mikäli hakija on yhdistys, muu yhteisö tai työryhmä) nimi, oppiarvo tai asema, osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite, tiedot tutkimuksesta tai hankkeesta (mm. hankkeen nimi, suorituspaikka, tieteenala ja tyyppi), haettu summa ja käyttötarkoitus, aikaisemmat apurahat sekä vireillä olevat apurahahakemukset, hakemuksen liitteet (mm. hankesuunnitelma ja -budjetti, hakijan ansioluettelo ja/tai portfolio, tutkintotodistus, yhteisön toimintakertomus)
Apurahansaajarekisteri: Edellisten tietojen lisäksi hakijan henkilötunnus, yhteisön Y-tunnus, pankkitilin numero, apurahan myöntöpäivä ja summa, apurahan käyttötarkoitus ja maksamistiedot.
Tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella.
Säilytysajat: Niiden apurahanhakijoiden, joille ei ole myönnetty apurahaa, tiedot säilytetään hakuvuoden loppuun saakka, jolloin tiedot poistetaan. Apurahansaajien tiedot säilytetään kymmenen vuotta apurahan käytöstä saadun raportin jälkeen. Apurahansaajan nimi, myönnetty summa ja apurahan käyttötarkoitus säilytetään ikuisesti, samoin saadut raportit apurahan käytöstä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Apurahansaajien tiedot luovutetaan Verohallinnolle Säätiön lakisääteisten velvollisuuksien mukaisesti. Hakemuksen tietoja voidaan luovuttaa myös toisille säätiöille päällekkäisten apurahojen myöntämisen välttämiseksi.
Apurahahakemuksia käsittelevät Säätiön hallituksen jäsenet ja pääsihteeri.
Myönnettyjen apurahojen tiedot julkaistaan Säätiön verkkosivuilla www.luonnonsuojelunsaatio.fi
8. Rekisterien suojauksen periaatteet
- Manuaalisen aineiston säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto säilytetään lukituissa tiloissa Säätiön osoitteessa: Itälahdenkatu 22 b A, 00210 Helsinki.
- Sähköisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, joihin on pääsy vain salatulla yhteydellä tunnuksen ja salasana avulla.
Apurahanhakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu salatulla yhteydellä tunnuksen ja salasana avulla.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Säätiön rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus Säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamiseen. Tiedon korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
Säätiö antaa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle tiedon, mihin toimenpiteisiin pyynnön johdosta on ryhdytty.
11. Hyväksyminen henkilötietojen käyttöön
Kirjautumalla Säätiön apurahanhakijarekisteriin hyväksyn henkilötietojeni käytön kuten edellä mainituissa 1–10 kohdissa on esitetty.
Suomen Luonnonsuojelun Säätiön (jäljempänä Säätiö) lahjoittajarekisterin tietosuojaseloste
Vahvistettu säätiön hallituksessa 28.11.2022.
Lahjoittajarekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Luonnonsuojelun Säätiö sr
Naturskyddstiftelsen i Finland sr
Osoite: c/o Suomen luonnonsuojeluliitto ry
Itälahdenkatu 22 b A, 00210 HELSINKI
Puhelin: 040 527 5212
Sähköposti: sl-saatio@sll.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Pääsihteeri Tarja Ketola
3. Rekisterin nimi
3.1 Lahjoittajarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin tarkoitus
Sivuston kautta tehdyistä lahjoituksista tallennetaan käyttäjän lomakkeelle antamat tiedot sekä teknisiä tietoja lahjoitusprosessista lahjoitusten seurantaa ja ongelmatilanteiden selvitystä varten.
Tallennettuja tietoja voidaan käyttää yhteydenpitoon lahjoittajien kanssa 1–2 kertaa vuodessa.
5. Käsittelyprosessi
Lahjoittajien antamia tietoja säilytetään niiden käyttötarkoituksen toteutumisen ajan. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä.
Säätiön lahjoittajat katsotaan Säätiön asiakkaiksi, joten Säätiö voi käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Tiedot tallennetaan sivuston Suomessa sijaitsevalle palvelimelle.
Sähköiseen järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään valvotusti ja käyttöoikeus on nimetyillä henkilöillä. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa.
Pääsy sähköisesti tallennettuihin tietoihin on sivuston ylläpitäjillä ja Suomen luonnonsuojeluliiton it-vastaavalla. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa.
6. Rekisterien tietosisältö
Rekisteriin talletetaan lahjoittajan lahjoituslomakkeella antamat tiedot.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterien suojauksen periaatteet
Sähköisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, joihin on pääsy vain salatulla yhteydellä tunnuksen ja salasana avulla.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Lahjoittajille on oikeus tarkastaa itseään koskevat Säätiön rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Lahjoittajilla on oikeus Säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamiseen. Tiedon korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
Säätiö antaa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle tiedon, mihin toimenpiteisiin pyynnön johdosta on ryhdytty.
11. Hyväksyminen henkilötietojen käyttöön
Tekemällä lahjoituksen verkkosivujen kautta hyväksyn henkilötietojeni käytön kuten edellä mainituissa 1–10 kohdissa on esitetty.
